Stärkung der Digitalität in der Hochschulverwaltung
Das Verbundvorhaben strebt an, die niedersächsischen Hochschulen umfassend zu digitalisieren und die Verwaltung auf ein modernes, serviceorientiertes Niveau zu heben. Eine agile, hochschulübergreifende Zusammenarbeit bildet die Grundlage, um eine zukunftsweisende Digitalität in den Bereichen Personal- und Finanzmanagement (ERP) sowie in den allgemeinen Verwaltungsprozessen zu verankern. Der Anspruch ist, mithilfe neuer Technologien und einer strukturellen Vernetzung das Potenzial der Digitalisierung umfassend auszuschöpfen.
Agiles Projektmanagement als kultureller Wandel
Ein entscheidender Aspekt des Projekts ist der Kulturwandel hin zu einem agilen Projektmanagement. Traditionelle Verwaltungsstrukturen und -prozesse stoßen in den Hochschulverwaltungen zunehmend an ihre Grenzen. Deshalb wird das Digital Transformation Network ins Leben gerufen, um die digitale Transformation über eine flexible und iterative Projektstruktur zu steuern und so dem Bedarf aller 20 Hochschulen gerecht zu werden.
Verbundpartner:
- Braunschweig: Hochschule für Bildende Künste Braunschweig, Technische Universität Braunschweig, Ostfalia Hochschule Braunschweig-Wolfenbüttel
- Clausthal: Technische Universität Clausthal
- Emden Leer: Hochschule Emden/Leer
- Göttingen: Georg-August-Universität Göttingen, Universitätsmedizin Göttingen
- Hannover: Hochschule Hannover, Leibniz Universität Hannover, Medizinische Hochschule Hannover, Hochschule für Musik, Theater und Medien Hannover, Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover
- Hildesheim: HAWK Hildesheim/Holzminden/Göttingen, Stiftung Universität Hildesheim
- Lüneburg: Leuphana Universität Lüneburg
- Oldenburg: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
- Osnabrück: Hochschule Osnabrück, Universität Osnabrück
- Vechta: Universität Vechta
- Wilhelmshaven: Jade Hochschule/Wilhelmshaven/ Oldenburg/Elsfleth
Projektleitung:
Maßnahme 1: Digital Transformation Network: Georg-August-Universität Göttingen; Kontakt: Prof. Dr. Ramin Yahyapour
Maßnahme 2: Niedersächsisches Hochschulreferenzmodell für ERP: Leibniz Universität Hannover; Kontakt: Dr. Andreas Prieß
Fördervolumen: 18,3. Mio. Euro
Maßnahme 1: Digital Transformation Network (DTN) als zentrale Maßnahme
Die erste und wichtigste Maßnahme ist der Aufbau des DTN als landesweites Netzwerk, das alle teilnehmenden Hochschulen verbindet. Im Netzwerk erarbeiten die Hochschulen gemeinsame Standards und Technologien mit dem Ziel, um Best-Practice-Lösungen und Referenzprozesse zu etablieren. Dieser Netzwerkcharakter erlaubt es insbesondere kleineren Hochschulen zentrale Lösungen schneller zu implementieren.
Digital Transformation Officer als zentrale Ansprechperson
An jeder Hochschule wird ein „Digital Transformation Officer“ (DTO) eingesetzt, der das Bindeglied zum Netzwerk bildet und die Digitalisierung intern vorantreibt. Diese Rolle umfasst Aufgaben wie Projektmanagement, die Abstimmung mit anderen Hochschulen, die Beratung und die konkrete Umsetzung von Projekten. Die DTOs tragen die Ergebnisse und Erfahrungen aus dem Netzwerk in die Hochschule und fördern damit die Entwicklung vor Ort.
Kompetenzzentren als Schlüsselressourcen im Netzwerk
Die Kompetenzzentren sind zentrale Elemente des DTN, die spezifisches Fachwissen bündeln und gezielte Unterstützung bieten. Jedes Zentrum hat eine klar definierte Aufgabe:
- Personal- und Finanzwesen (Leibniz Universität Hannover): Entwicklung und Optimierung von Prozessen im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP).
- Campusmanagement (Universität Osnabrück): Unterstützung bei der Digitalisierung und Verwaltung von Studierenden- und Lehrveranstaltungsprozessen.
- Enterprise Content Management (ECM) und digitale Workflowsysteme (TU Braunschweig): Implementierung und Optimierung von Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen.
- Personalentwicklung und Digitalkompetenz (Universität Oldenburg): Förderung der digitalen Kompetenzen und Unterstützung von Change-Management-Prozessen.
Diese Kompetenzzentren bieten Hochschulen Zugang zu Best Practices, helfen bei der Implementierung von Referenzprozessen und unterstützen die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden, um die digitale Transformation effektiv voranzutreiben.
Aufgaben und Funktionen des Netzwerks
Das DTN übernimmt zentrale Aufgaben, darunter das Monitoring des Digitalisierungsstands, die Organisation von Benchmarking und die Koordination externer Beratungsleistungen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der gemeinsamen Identifikation und Standardisierung von Prozessen, die als Referenz für alle Hochschulen dienen können. So wird ein gleichmäßiger Fortschritt in der Digitalisierung sichergestellt, der die Ressourcen und Bedarfe aller Hochschulen berücksichtigt.
Förderung der digitalen Weiterbildung und Kompetenzaufbau Zur nachhaltigen Verankerung der Digitalisierung werden Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen durch das DTN entwickelt. Diese richten sich an Mitarbeitende und Führungskräfte der Hochschulen und sollen die Akzeptanz sowie die Fähigkeit fördern, digitale Transformationsprojekte im Alltag zu begleiten und zu nutzen. Die Zusammenarbeit mit bestehenden Weiterbildungsorganisationen wie der Hochschulübergreifenden Weiterbildung (HüW) trägt zur langfristigen Verankerung der digitalen Kompetenzen bei.
Maßnahme 2: Niedersächsisches Hochschulreferenzmodell für ERP als erstes konkretes Vorhaben
Die zweite Maßnahme konzentriert sich auf die Modernisierung des Niedersächsischen Hochschulreferenzmodells für ERP (Enterprise Resource Planning) und stellt ein erstes gemeinsames Vorhaben zur Steigerung der Digitalität in der Verwaltung dar. Im Fokus steht die Optimierung der Kernprozesse in den Bereichen Personal- und Finanzmanagement, um hier zentrale und nachhaltige Lösungen zu schaffen. Ziel ist es, einheitliche Prozesse und eine stabile, hochschulübergreifende Plattform zu entwickeln, die es erlaubt, neue Technologien wie SAP S/4HANA sowie KI-gestützte Methoden effizient einzusetzen.
Technologische Erneuerung und Zukunftssicherheit
Im Rahmen des DTN wird die Einführung innovativer Technologien angestrebt, die eine grundlegende Erneuerung der Verwaltungsprozesse ermöglichen. Diese Technologien, wie z.B. künstliche Intelligenz und automatisierte Datenanalysen, bieten den Hochschulen die Flexibilität, auf sich schnell ändernde Anforderungen zu reagieren. Durch die Implementierung moderner IT-Lösungen wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Möglichkeit geschaffen, neue Funktionen und Services zu integrieren, die die Nutzererfahrung verbessern. Diese technologische Erneuerung legt den Grundstein für eine zukunftssichere Hochschulverwaltung, die in der Lage ist, sich an neue Herausforderungen anzupassen.
Langfristige Struktur und Nachhaltigkeit des Projekts
Die im Rahmen des DTN geschaffenen Strukturen sind Voraussetzung für eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung der Hochschulverwaltungen. Die Koordinierungsstelle des DTN sowie die Kompetenzzentren fördern den Austausch und die Schulung über die Projektlaufzeit hinaus. Auf diese Weise wird die Transformation nachhaltig gesichert und die Hochschulen werden auf lange Sicht befähigt, ihre Prozesse eigenständig weiterzuentwickeln.
Zukunftsvision: Digitalisierte, agile Hochschulverwaltung in Niedersachsen
Die Vision des Verbundprojektes ist eine durchgängig digitalisierte Hochschulverwaltung, die in der Lage ist, zukünftige Herausforderungen effizient zu bewältigen. Durch die Vernetzung und Standardisierung kann Niedersachsen eine Vorreiterrolle im Bereich der Hochschulverwaltung übernehmen und den Studierenden, Mitarbeitenden und Forschenden ein modernes und serviceorientiertes Umfeld bieten. Langfristig wird erwartet, dass das DTN neue Innovationspotenziale erschließt und damit die Hochschulverwaltung stetig verbessert und an die Anforderungen der Zukunft anpasst.