Themen: Forschungsinformationssysteme (FIS), Digitalisierung, Kerndatensatz Forschung, Interdisziplinäre Zusammenarbeit, Prozessoptimierung
Zielgruppen: Niedersächsische Hochschulen
Laufzeit: 01.01.2025 – 31.12.2028
Fördersumme: 7.319.094,75 €
Projektleitung:
Prof. Dr. Jörg Lahner
HAWK (Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst)
Kontakt:
Marcus Harms, Celine Riegert und Georg Avramidis
Koordinierungsstelle
HAWK (Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst)
Von-Ossietzky-Str. 100
37085 Göttingen
fis-nds@hawk.de
Inhaltliche Einführungen
FIS sind ein zentraler Baustein um Transparenz herzustellen und belastbare Daten für strategische Entscheidungen, Außendarstellung und Controlling zu etablieren. Die heterogenen Entwicklungsstände in Niedersachsen sollen durch Kooperation und gemeinsame Lösungen auf ein hohes Mindestniveau für die Etablierung eines gemeinsamen nds. KDSF gebracht werden. Entwicklungen zu Schnittstellen und Diensten soll gemeinsam erfolgen, wo dies möglich und sinnvoll ist. Hierzu soll ein Kompetenznetzwerk mit Schwerpunkten zu verschiedenen Aufgaben und Themen etabliert werden. Die Aufgabe liegt in der Bereit-stellung von Referenzmodellen, Lösungen oder Diensten. Eine Beratungsstruktur liefert Anlaufpunkte für die jeweilige organisatorische und technische Umsetzung an den einzelnen Hochschulen.
Kick-Off in Göttingen am 26. Februar 2025: Niedersächsisches Projekt „Aufbau eines Netzwerkes und Services zu Forschungsinformationen“ gestartet
Am 26. Februar 2025 ist an der HAWK in Göttingen das Projekt „Aufbau eines Netzwerkes und Services zu Forschungsinformationen“ mit einem Kick-Off-Treffen gestartet. Vertreter*innen der 20 beteiligten niedersächsischen Hochschulen kamen zusammen, um Ziele, Vorgehen und nächste Schritte für den hochschulübergreifenden Aufbau und die Weiterentwicklung von Forschungsinfrastrukturen zu Forschungsinformationen, insbesondere im Kontext von Forschungsinformationssystemen (FIS), abzustimmen.
Das Vorhaben knüpft an die Rahmenbedingungen des Wissenschaftsstandorts Niedersachsen an: 20 staatliche Hochschulen an 12 Standorten – verteilt auf elf Universitäten, zwei künstlerisch-wissenschaftliche Hochschulen sowie sieben Hochschulen für Angewandte Wissenschaften – gestalten Forschung, Lehre und Verwaltung in einer vielfältigen Hochschullandschaft. Umso wichtiger sind abgestimmte, verlässliche und sichere digitale Lösungen, die hochschulübergreifend anschlussfähig sind.
Ein wichtiger gemeinsamer Grundsatz: Eine finale, einheitliche Systementscheidung für alle Hochschulen ist im Projektkontext nicht vorgesehen. Ebenso ist kein gemeinsamer Systemeinkauf geplant. Stattdessen wird gemeinsam ausgewertet, welche der aktuell eingesetzten Lösungen, für welche Hochschulen passend ist. Dabei werden die unterschiedlichen Anforderungen an den Standorten ausdrücklich berücksichtigt. Systementscheidungen sollen nachvollziehbar und belastbar begründet werden, orientiert an den Zielen und Kriterien des Projektantrags sowie an der vierjährigen Förderperspektive. Zugleich wird eine Diskussion über Kombinationen bestehender Systeme angestoßen, etwa über Schnittstellen und die Zusammenführung relevanter Daten.
Mit Blick auf die landesweite Perspektive wurde außerdem diskutiert, dass eine klare Positionierung des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur (MWK) hilfreich sein könnte. Eine abgestimmte Ansprache und gemeinsame Argumentationslinien sollen im Projektverbund weiter vorbereitet werden.
1. Projekttreffen an der MHH in Hannover am 19. Juni 2025
Die FIS-Landesinitiative Niedersachsen ist am 19.06.2025 zu ihrem ersten Projekttreffen an der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) zusammengekommen. Im Mittelpunkt standen der Aufbau der Zusammenarbeit, die Abstimmung über Arbeitsstrukturen sowie der Austausch zu zentralen fachlichen Themen rund um Forschungsinformationssysteme (FIS), Berichtspflichten und Datenqualität.
Zur besseren Vernetzung wurden organisatorische Schritte vereinbart, darunter die Anmeldung relevanter Mitarbeitenden zu Mailinglisten sowie die Nutzung einer gemeinsamen Cloud als zentrale Ablage für Unterlagen. Darüber hinaus wurde ein Projektmanagement-Ansatz vorgestellt: Für die Zusammenarbeit soll GitLab genutzt werden, um Aufgaben, Kommunikation und Dokumentation zu bündeln.
Ein Schwerpunkt des Treffens war die Vorstellung und Diskussion der Kompetenzzentren und ihrer aktuellen Arbeitsstände:
- Kompetenzzentrum 3.1 Modellierung betonte die Komplexität des KDSF 2.0, welcher eher als konzeptionelles Rahmenwerk als ein technisches Datenmodell zu verstehen sei. Genannt wurden der Bedarf an klaren Anwendungsfällen (Use Cases), die Klärung rechtlicher Grundlagen für Datenmodelle und die Notwendigkeit, Anforderungen sowie Grenzen von Berichtsmöglichkeiten transparent zu machen. Zudem wurde die Abstimmung zu Klassifikationen und zur koordinierten Bearbeitung von Ministeriumsabfragen als wichtiges Thema hervorgehoben.
- Kompetenzzentrum 3.2 Publikationsdatenservice stellte das Ziel vor, langfristig offene und nachnutzbare Publikationsmetadaten bereitzustellen. Ein Auftakt-Workshop ist für Q1/2026 an der TIB geplant; Personalaufbau ist ab Q3/2026 vorgesehen. Thematisiert wurden Schnittstellen zu KDSF-Kompatibilität, Anforderungen aus der Bibliometrie sowie die Beschränkung auf offene Daten aufgrund von Lizenzbedingungen (u. a. bei Datenquellen wie PubMed oder Web of Science). Der Service soll plattformunabhängig gegenüber unterschiedlichen FIS-Lösungen ausgelegt sein, wobei Datenkuration extern erfolgen muss.
- Kompetenzzentrum 3.3 Analytik/Auswertung adressierte Überschneidungen mit Modellierung und die Bedeutung gemeinsamer Use Cases, auch mit Blick auf Anforderungen des MWK. Diskutiert wurde zudem, wie sich FIS-Daten mit Controlling-Prozessen verzahnen lassen, insbesondere angesichts großer Datenmengen und heterogener Quellsysteme.
- Kompetenzzentrum 3.4 Erschließung und Qualifikation berichtete über Herausforderungen bei zeitlich strukturierten Abfragen nach Klassifikationen, insbesondere wenn diese in früheren Jahren noch nicht geführt wurden. Ein Ziel ist die Zusammenarbeit mit Tool-Services und die Klärung, welche Daten tatsächlich vorliegen, um Qualifizierungs- und Trainingsbedarfe ableiten zu können.
- Kompetenzzentrum 3.5 Portal-Funktion diskutierte Anforderungen an eine öffentliche Darstellung von Forschungsinformationen. Dabei wurde betont, sich nicht an Ranking-Agenturen zu orientieren, sondern funktional zu starten und anschließend Differenzierungen (z. B. Ausblendungen) vorzunehmen, unter Beachtung der Rechte von Forschenden und möglicher Transparenzverpflichtungen. Rechtliche Orientierungshilfen (z. B. Empfehlungsschreiben) wurden als potenziell unterstützend benannt. Weitere Abstimmungen sind für Ende 2025 vorgesehen; der Start ist ab 2026 geplant.
- Kompetenzzentrum 3.6 FIS-Anforderungen in der Medizin stellte den Fokus auf internes Controlling sowie die Entwicklung eines Standarddatensatzes Medizin heraus. Besondere Anforderungen ergeben sich aus unterschiedlichen Organisationsstrukturen sowie der Einbindung der Krankenversorgung als forschungsrelevanter Bestandteil. Zudem wurde der SAP-Umstieg auf S/4HANA bis Ende 2027 als relevante Rahmenbedingung für FIS-Schnittstellen und Datenflüsse benannt.
- Kompetenzzentrum 3.7 Systeme und Schnittstellen berichtete über bisherige Treffen, die Evaluation von Systemlandschaften und die Sammlung von Use Cases, die als Querschnittsthema stärker koordiniert werden soll, idealerweise zentral über GitLab. Diskutiert wurden außerdem Fragen zur Abbildung wissenschaftlicher Lebensläufe, Herausforderungen bei Datenpflege und -qualität sowie Datenschutz- und Mitbestimmungsaspekte.
Im Bereich Projektplanung wurden regelmäßige Austauschformate beschlossen: Eine offene, wöchentliche Online-Sprechstunde soll kurzfristige Fragen und Abstimmungen ermöglichen. Zusätzlich findet ein Jour fixe zwischen Sprecher*innen und Koordination künftig etwa alle sechs Wochen statt, die Dokumentation kann in GitLab erfolgen.
Ausblick: Das nächste Präsenztreffen soll im November 2025 stattfinden.
2. Projekttreffen an der HS Emden/Leer vom 11.-12. Dezember 2025
Am 11. und 12. Dezember 2025 fand an der Hochschule Emden/Leer das 2. Projekttreffen der Landesinitiative FIS Niedersachsen statt. Vertreter*innen der 20 niedersächsischen Hochschulen kamen zusammen, um die Zusammenarbeit im landesweiten FIS-Kontext weiterzuentwickeln, gemeinsame Themen zu beraten und die nächsten Schritte im Projekt abzustimmen.
Zum Auftakt wurde deutlich, dass sich die Hochschulen in Niedersachsen im Bereich Forschungsinformationssysteme (FIS) in unterschiedlichen Entwicklungsphasen befinden. Von bereits etablierten Systemen bis hin zu Einrichtungen, die sich noch im Aufbau befinden.
Am ersten Tag des Projekttreffens fanden Workshops zu den Aufgaben der einzelnen Kompetenzzentren statt. Im Fokus standen das Erarbeiten von Zielen für die weitere Arbeit, das Formulieren von Meilensteinen für das kommende Jahr sowie Fragen der Organisation und Zusammenarbeit. Darüber hinaus wurden Schnittstellen zwischen den Arbeitsbereichen benannt und die Sprecher*innenrollen abgestimmt. Die Ergebnisse wurden in den Arbeitsgruppen dokumentiert und anschließend für die gemeinsame Diskussion vorbereitet.
Am zweiten Tag des Projekttreffens wurden organisatorische Punkte geklärt und eine Diskussion zum Wegfall der Transparenzleitlinie geführt. Zudem ging es um die Nutzung gemeinsamer Arbeitstools im Projekt. Ziel ist es, eine einheitliche Umgebung für Dokumentation, Planung und Nachvollziehbarkeit zu etablieren, zur Darstellung von Arbeitsständen, Meilensteinen und Zuständigkeiten. Diskutiert wurden u. a. die geeignete Struktur sowie der Bedarf an einer Schulung, um den Einstieg zu erleichtern und eine konsistente Nutzung zu ermöglichen. Auch der Aufbau eines Wikis wurde als hilfreich hervorgehoben, um Wissen nachhaltig zu sichern und neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern.
Abschluss und Ausblick
In der Abschlussrunde wurde das zweitägige Format überwiegend positiv bewertet. Außerdem ist geplant für das nächste Projekttreffen externe Impulse aus anderen Bundesländern einzubinden.
Das nächste Projekttreffen ist für Mai/Juni 2026 vorgesehen. Die Ostfalia Hochschule und die TU Braunschweig erklärten gemeinsam ihre Bereitschaft, das Treffen auszurichten.
3. Projekttreffen an der TU Braunschweig und Ostfalia vom 23.-24. Juni 2026
Am 23. und 24. Juni 2026 kamen Mitwirkende der FIS-Landesinitiative Niedersachsen im BRICS in Braunschweig zu einem landesweiten Austausch zusammen. In mehreren Workshops und Fachvorträgen wurden zentrale Herausforderungen und nächste Schritte in der FIS Landesinitiative Niedersachsen diskutiert. Im Fokus standen die Weiterentwicklung von Klassifikations- und Erschließungsansätzen, die Kooperation mit OpenAlex zur Publikationszuordnung sowie der Aufbau gemeinsamer Datenmodelle und Austauschformate und Erfahrungen aus Einführungs- und Verbundprojekten.
Reporting und KDSF: Praxisnähe und Verständlichkeit
Ein zentrales Thema war die Frage, wie gut sich aktuelle Berichtspflichten und externe Abfragen mit bestehenden Forschungsinformationssystemen (FIS) abbilden lassen und wo Standards wie der KDSF in der praktischen Anwendung noch zu komplex oder zu wenig mit Hochschulprozessen abgestimmt sind. Als möglicher nächster Schritt wurde vereinbart, Abfragen und Berichte stärker gemeinsam zu strukturieren und vergleichbar zu machen, um den Aufwand langfristig zu reduzieren.
Datenerschließung und Klassifikation
Im Bereich Erschließung und Klassifikation ging es um praktische Verbesserungen bei der Zuordnung von Projekten zu Forschungsfeldern, insbesondere bei inter- und transdisziplinärer Forschung. Ziel ist es, Eingaben für Nutzende zu erleichtern und gleichzeitig Fälle sichtbar zu machen, in denen Klassifikationen nicht passend sind, damit diese gezielt weiterbearbeitet werden können.
Publikationen und externe Datenquellen
Ein weiterer Schwerpunkt war der Umgang mit externen Datenquellen zur Publikationszuordnung. Besprochen wurden Verfahren zur Identifikation und Korrektur von Affiliation-Zuordnungen sowie Möglichkeiten, die Kuration arbeitsteilig zu organisieren und durch Schulungs- und Austauschformate zu unterstützen.
Lessons Learned aus FIS-Landesinitiativen
Am zweiten Tag des Projekttreffen waren zwei Vertreter*innen aus dem CRIS NRW Projekt und der HeFIS Landesinitiative in Braunschweig dabei, um ihre Erfahrungen aus ihren Verbundprojekten zu teilen. Die Vorträge machten deutlich: FIS-Projekte sind weniger reine IT-Vorhaben als vielmehr Organisations- und Prozessprojekte. Genannt wurden Herausforderungen durch Datenschutz, Personalrat und unklare Rechtslagen, aber auch erreichte Erfolge wie teilstandardisierte Daten entlang des KDSF, gemeinsames Hosting und systemoffene Implementierung. Neben Technik und Schnittstellen spielen rechtliche Fragen (z. B. Datenschutz, Beteiligung von Gremien) sowie Change-Management eine zentrale Rolle. Aus den Vorträgen wurden Empfehlungen für das FIS Niedersachsen Projekt abgeleitet: Prozessharmonisierung sei das zentrale, aber politisch-organisatorisch schwer lösbare Thema. Statt einheitliche Systeme seien Koalitionen tragfähiger Varianten zielführend. Als Lehren für Niedersachsen wurden u. a. genannt: Mitfinanzierung als Commitment, Rechtsrahmen mitgestalten, Output schaffen sowie Disziplin im Anforderungsmanagement ab Tag 1. Für Verbünde wurde betont, wie wichtig klare Erwartungen, tragfähige Kooperationsmodelle und realistische Meilensteine sind.
Ausblick
Das nächste Präsenz-Projekttreffen ist für Januar/Februar 2027 geplant. Ein Ort zur Austragung steht noch nicht fest. Zudem wurde vereinbart im November 2026 ein Projekttreffen in virtueller Form abzuhalten.
